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Tra il dire e il fare, c’è di mezzo il digitale: 9 tool - per remote worker - di cui non potrai più fare a meno!

Chi decide di avvicinarsi al freelancing, sicuramente lo fa per avere una migliore flessibilità lavorativa, trovare un equilibrio tra vita privata e professionale e perché no, avere la possibilità di visitare posti magnifici senza rinunciare a guadagnare ovunque ci si trovi. Per lavorare in autonomia, però, bisogna acquisire sempre nuove competenze legate alla gestione e alla massimizzazione del tempo: anche se non si deve più andare in ufficio, non è possibile pensare di passare all’azione, senza un piano sicuro!

Niente paura, si tratta solo di trovare gli strumenti giusti per non farsi cogliere impreparati.

Tra gli aspetti più importanti che concorrono alla costruzione di una buona reputazione da freelancer digitale, ne abbiamo scelti tre e, per ognuno, abbiamo selezionato alcuni tool che potranno esserti utili. Scopriamoli insieme!

Sei un professionista digitale se sai come:

  • Gestire il materiale per ogni tuo progetto
  • Gestire le dispute e i rapporti lavorativi
  • Gestire il tuo tempo, raggiungendo gli obiettivi impostati rispettando le scadenze

Gestione di file e documenti:

Google Drive e Dropbox per avere a portata di mano tutti i tuoi file

Dropbox può rappresentare una soluzione ideale per il salvataggio e la portabilità dei propri documenti e mantenere sincronizzati i tuoi file e il tuo team. Oltre a essere cross platform, permette con facilità anche l'invio di file di grandi dimensioni, e la possibilità per le persone che non hanno un account Dropbox di accedere ai file tramite link diretti. Inoltre, con funzionalità quali lo scanner per documenti, le cartelle condivise, l'accesso offline, non potrai proprio perdere d’occhio nulla!

dropbox

Per quanto riguarda Google Drive, le funzionalità offerte sono davvero molte e, oltre a numerose opzioni per la condivisione e la collaborazione in rete, comprendono anche una suite di strumenti dedicati all'editing dei documenti, che permette la modifica online di testi, fogli di calcolo e presentazioni, oltre a tenere traccia di tutte le modifiche apportate.

Gestione delle collaborazioni:

Skype, Beentouch, Appear.in, Slack e HipChat per gestire le comunicazioni

Videoconferenze

Hai bisogno di un incontro face to face? Le videoconferenze sono un ottimo strumento per fare network: ti permettono di essere diretto, di stabilire un contatto visivo e prendere le redini di situazioni, che talvolta, potrebbero sfuggire di mano.

L’intramontabile Skype: un sistema pratico e veloce che ti permette di organizzare meeting on line e videoconferenze da remoto con più di due persone e fino a un massimo di dieci, abbonandoti a Skype Premium per un costo di €4 (IVA inclusa) al giorno, oppure €6,89 (IVA inclusa) al mese. Non è necessario che tutti gli utenti abbiano acquistato il pacchetto Skype Premium per partecipare al meeting, solo chi attiva la chiamata deve aver fatto l’upgrade del servizio.

Beentouch, lo Skype made in Italy “inventato” da un team di sei siciliani under 30, è compatibile anche con reti internet meno all’avanguardia e bande ridotte. Lo strumento ideale per chi ha necessità di comunicare in viaggio e vuole mantenere basso il consumo di dati. Basti pensare che Beentouch consuma per 5 minuti di chiamata una media di 1.5mb e per 5 minuti in videochiamata circa 50mb (circa il 20% in meno di qualunque altro brand).

Terzo tool consigliato per ottimizzare le comunicazioni video di routine è Appear.in. Questo strumento è totalmente gratuito e non occorre alcuna registrazione preliminare al suo utilizzo. Ogni singola sessione di videoconferenza può essere collegata a un numero massimo di 8 utenti diversi: basta creare una stanza e acconsentire all’utilizzo della vostra webcam. Appear.in vi comunicherà immediatamente un URL dedicato alla vostra sala conferenze virtuale: sarà sufficente condividere l'URL con le persone che desiderate per cominciare!

Team Messaging

Vuoi ridurre il volume di mail e messaggi passando a una modalità più organizzata e strutturata di condivisione delle informazioni e delle dispute?

Slack è una piattaforma nata per facilitare la comunicazione tra gruppi di lavoro, una specie di mega chat con un bel po’ di funzionalità in più. È organizzata in canali, proprio come le chat IRC, e funziona in tutto e per tutto allo stesso modo. Iniziare ad usare Slack è abbastanza semplice e il piano “Free” è una ottima base di partenza che permette di testare le potenzialità del prodotto per team senza grosse esigenze.

Come ti aiuta?

  1. Lato utente: dando priorità diverse alle conversazioni, impostando le parole da evidenziare, controllando le @mentions e personalizzando le notifiche. Esci o silenzia i canali non importanti, postponi le notifiche ed ordina la tua sidebar.
  2. Lato team: creando un canale per ogni progetto/subteam o feature a cui si sta lavorando.

HipChat, la chat di gruppo di Atlassian, non ha nulla da invidiare a nessuna delle web chat attualmente in circolazione. Messaggi, telefonate, videochiamate e condivisione gratuita di file con i propri collaboratori: un’applicazione sviluppata per Android, iOS, Windows, MacOS e Linux, per gestire i tuoi gruppi di lavoro in modo efficiente e diversificato. Mira a diventare il rivale “professionale” di tutte le applicazioni come Whatsapp, Telegram ed Hangouts, offrendo sicurezza e una completezza di funzionalità uniche.

Gestione e sviluppo dei progetti:

Trello e Jira per il project management

Negli anni ’80 la Toyota diffuse il sistema Kanban, inventato dall’ingegnere giapponese Taiichi Ohno per gestire il processo produttivo. Ebbene, in giapponese “kanban” significa “cartello”, una lavagna pulita sulla quale creare liste di task da organizzare.

Board:

La semplicità di Trello è disarmante e i suoi elementi chiave sono solo 3:

  1. Board, la lavagna su cui è possibile inserire tutte le operazioni da svolgere;
  2. List, ovvero le macro-categorie di un progetto (“To do” - “Doing” - “Done”);
  3. Card, il singolo task.

Non è da sottovalutare la presenza di un calendario per gestire gli appuntamenti e le scadenze. Queste accennate sono solo alcune delle funzioni che Trello ti offre, ci sono ancora altre cose da scoprire!

Jira è la soluzione ideale per i progetti di software development: permette di tracciare problemi, bug e di risolverli proattivamente. Il sistema offre un’ampia gamma di sistemi di tracking e di bugfixing, oltre alle solite opzioni relative a tutti i gestionali: to-list, calendari, integrazione con i documentali, etc. In più, rende veramente semplice tracciare il percorso di risoluzione di bug e quantificare il tempo necessario per risolverli. L’azienda che lo produce, Atlassian, offre anche altri prodotti che si integrano perfettamente con Jira, come la piattaforma di creazione di documenti collaborativa Confluence, il sistema di chat grafica e video HipChat e un sistema di file sharing integrato.

Essere un professionista del mondo digitale non è sempre facile.

Bisogna avere una buona disciplina per sapersi autogestire con successo, ma se riuscirai a fare tesoro di tutti gli strumenti attualmente in circolazione, e avrai pazienza e determinazione nell’utilizzarli, diventerai presto un freelancer super-organizzato!